มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย จังหวัดพระนครศรีอยุธยา

“กองกิจการนิสิต จับมือภาคีที่เกี่ยวข้อง ถอดบทเรียนและเรียนรู้KMจากผู้มีทักษะและประสบการณ์ตรง”

วันนี้ (18 ส.ค.2562) เวลา 09.00 น. ที่ห้องประชุมกองกิจการนิสิต สำนักงานอธิการดี พระมหาราชัน จิตฺตปาโล,ดร. ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายกิจการนิสิต ได้เป็นประธานให้โอวาทและเปิดการประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง “กิจกรรมถ่ายทอดความรู้และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระบบสารบรรณ Lesspaper” โดยมีนางสาววรรณา นอกไธสง นักจัดการงานทั่วไป นางสาวธารารัตน์ ศรีชุ่มอำนาจ นักจัดการงานทั่วไป จากกองกลาง เป็นวิทยากรกระบวนการ ให้ความรู้การใช้งานระบบดังกล่าว ทั้งนี้ปัจจุบัน มหาวิทยาลัยมีนโยบายใช้งานระบบสารบรรณ อิเลคทรอนิคส์ทั้งองค์กรเชื่อมโยงส่วนงานทั่วประเทศแล้ว เป็นการปรับปรุงระบบบริหารจัดการด้านเอกสารทำให้ประหยัดทรัพยากรและเอื้อต่อการปฏิบัติงานของผู้บริหารทุกระดับ การดำเนินงานจัดประชุมครั้งนี้มีวัตถุประสงค์สำคัญเพื่อรวบรวมประเด็นความรู้จากผุ้มีความรู้ ทักษะและประสบการณ์ตรงในประเด็นที่เป็นความจำเป็นของส่วนงาน

การนี้มี พระมหาประยูร โชติวโร ผู้อำนวยการกองกิจการนิสิต  ร่วมให้กำลังใจและแนวทางในการประชุมเชิงปฏิบัติการในครั้งนี้ด้วย และได้กล่าวต้อนรับใจความสำคัญว่า “…ขอขอบคุณท่านผู้บริหารกองกลางและกองคลังและทรัพย์สิน และชื่นชมอนุโมทนากับเจ้าหน้าที่ทุกท่านที่ได้สละเวลามาแบ่งปันความรู้ ในส่วนของกองกิจการนิสิต ได้กำหนดประเด็นความรู้และเป้าหมายของส่วนงานจากเดิม 5 ประเด็น คือ (1)การบริหารจัดการหอพักนิสิต (2)ระบบการปฏิบัติงานบริการสังคมออนไลน์ (3)การจัดกิจกรรมส่งเสริมวินัยนิสิต (4) การส่งเสริมการจัดการศึกษาสำหรับคนพิการ (5) การให้บริการตั๋วรถเมล์ออนไลน์ แต่เนื่องจากมีประเด็นจากการประชุมผู้บริหาร และเจ้าหน้าที่กองกิจการนิสิต ประจำเดือนสิงหาคม 2562 ที่ผ่านมาได้มีการหารือและพูดถึงประเด็นองค์ความรู้เพิ่มเติมสืบเนื่องจากสถานการณ์และความจำเป็นที่กองกิจการนิสิต มีการโอนย้ายและเจ้าหน้าที่ลาออกไปประจำอยู่ส่วนงานอื่นและมีความจำเป็นต้องกำหนดประเด็นความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องสารบรรณLessPaper และประเด็นเกี่ยวกับเทคนิคและวิธีการสรุปเอกสารและเบิกจ่ายเงินในโครงการ จึงได้มีการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในวันนี้จากวิทยากรที่มีความรู้ ทักษะและประสบการณ์ตรงเพื่อบริหารจัดการเกี่ยวกับเทคนิคและวิธีการจากแนวปฏิบัติที่ดีในการจัดทำเอกสารเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายอย่างไรให้ห่างไกล สตง. …”

 การประชุมเชิงปฏิบัติการในภาคเช้า มีผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ จำนวน 13 รูป/คน จาก 5 ส่วนงาน ประกอบด้วย (1)กองกิจการนิสิต (2) วิทยาลัยพระธรรมทูต (3)หลักสูตรสันติศึกษา (4)วิทยาลัยพุทธศาสตร์นานาชาติ (5) กองวิเทศสัมพันธ์ ได้แก่ (1) พระมหาราชัน จิตฺตปาโล,ดร. ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายกิจการนิสิต (2) พระมหาประยูร โชติวโร ผู้อำนวยการกองกิจการนิสิต (3) พระมหาวิเชียร สุธีโร นักจัดการงานทั่วไป วิทยาลัยพระธรรมทูต (4) พระมหาดนัย อุปวฑฺฒโน นักจัดการงานทั่วไป หลักสูตรสันติศึกษา (5) พระเจตนิพิฐ พุทฺธญาโณ นักจัดการงานทั่วไป หลักสูตรสันติศึกษา (6) นายวรุฒ สิติ ตำแหน่งนักจัดการงานทั่วไป จากหลักสูตรสันติศึกษา (7) พระธรรมนันท์ ปริสุทธฺชโย นักจัดการงานทั่วไป วิทยาลัยพุทธศาสตร์นานาชาติ (8) พระสังคม กิตฺติญาโณ นักจัดการงานทั่วไป กองกิจการนิสิต (9) พระมหากฤษณ กิตฺติภทฺโท เจ้าหน้าที่ธุรการ  กองกิจการนิสิต (10) นายเกษม ประกอบดี นักวิชาการศึกษา (ชำนาญการ) กองกิจการวิทยาเขต  (11) นายชัชวาล เทียงเป นักจัดการงานทั่วไป จากกองกิจการนิสิต  (12) นางสาวพลอยชนก คุ่ยชัยสงคราม เจ้าหน้าที่ธุรการ และ (13) นายศีโรดม วชิรวราภรณ์ นักจัดการงานทั่วไป กองวิเทศสัมพันธ์

การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประเด็นงานสารบรรณครั้งนี้ ที่ประชุมได้ร่วมกำหนดความรู้และเป้าหมายระบบสารบรรณ Lesspaper โดยมีรายละเอียดการใช้งานเกี่ยวกับ (1) ข้อมูลผู้ใช้ หน่วยงาน (2) ระดับของหน่วยงาน (3) สารบรรณกลาง (การเสนอหนังสือ/ การส่งหนังสือไปหน่วยงาน) (4) System Requirement (5) หนังสือรับ (ภาพรวมหนังสือรับ/การรับหนังสือรับจากภายนอก/การรับหนังสือรับในระบบLessPaper) /การพิมพ์และการปิดเรื่อง (6) การตั้งค่าและรูปแบบของเลขที่รับ,บทบาทการใช้งานระบบ รวมถึงการลงมือปฏิบัติงานจริงในระบบ และการตอบข้อซักถามต่าง ๆ โดยวิทยากรทั้งสองท่านได้แบ่งปันความรู้และเทคนิควิธีการต่าง ๆ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการได้สอบถามปัญหา แบ่งปันเทคนิคและแนวทางในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับระบบสารบรรณ Lesspaper ได้เป็นอย่างดี

   

           

 

ในภาคบ่ายเวลา 13.00 น. ที่ห้องประชุมกองกิจการนิสิต A300 ได้มีการถ่ายทอดความรู้และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง “เทคนิคและวิธีการสรุปเอกสารและเบิกจ่ายเงินในโครงการ” โดยกองคลังและทรัพย์สิน ได้มอบหมายให้นางสาวลฎารัชน์ เกษรบัว นักวิชาการการเงินและบัญชี ชำนาญการ กองคลังและทรัพย์สิน สำนักงานอธิการบดี เป็นวิทยากรแบ่งปันความรู้ ทักษะและประสบการณ์ เกี่ยวกับเทคนิคและวิธีการ ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติจัดทำเอกสารเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายอย่างไรให้ห่างไกล สตง. มีผู้บริหาร และเจ้าหน้าที่ร่วมกิจกรรม จำนวนทั้งสิ้น 19 รูป/คนจาก 9 ส่วนงาน ประกอบด้วย (1) กองกิจการนิสิต (2) กองอาคารสถานที่และยานพาหนะ (3) กองกิจการวิทยาเขต (4) ส่วนธรรมวิจัย (5) บัณฑิตวิทยาลัย (6) หลักสูตรสันติศึกษา (7) วิทยาลัยพุทธศาสตร์นานาชาติ (8) กองวิเทศสัมพันธ์ (9) สำนักทะเบียนและวัดผล โดยมีผู้เข้าร่วม ได้แก่ 1) พระมหาราชัน จิตฺตปาโล,ดร. ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายกิจการนิสิต (2) พระมหาประยูร โชติวโร ผู้อำนวยการกองกิจการนิสิต (3) พระแสงสุรี ธีรภทฺโท นักจัดการงานทั่วไป กองอาคารสถานที่และยานพาหนะ (4) พระธีรวีร์ คุตฺตจิตฺโต นักจัดการงานทั่วไป กองกิจการวิทยาเขต (5) พระมหากุศลิน สุนฺทรสิริ นักจัดการงานทั่วไป ส่วนธรรมนิเทศ (6) พระมหากฤษ กิตฺติภทฺโท เจ้าหน้าที่ธุรการ  กองกิจการนิสิต  (7) นายชัชวาลย์ เทียงเป นักจัดการงานทั่วไป กองกิจการนิสิต  (8) พระสังคม กิตฺติญาโณ นักจัดการงานทั่วไป กองกิจการนิสิต (9) นายเกรียงไกร พัฒนาโชติ นักจัดการงานทั่วไป กองกิจการนิสิต (10) นายเกษม ประกอบดี นักวิชาการศึกษา (ชำนาญการ) กองกิจการนิสิต (11) นางสาวพลอยชนก คุ่ยชัยสงคราม เจ้าหน้าที่ธุรการ และ (12) นายจันทร์ธรรม อินทรีเกิด นักจัดการงานทั่วไป บัณฑิตวิทยาลัย  (13) นางสาวปรีชานุช อรบุตร นักจัดการงานทั่วไป บัณฑิตวิทยาลัย (14) นางนันทิชา ใยสุข นักจัดการงานทั่วไป หลักสูตรสันติศึกษา (15) นางสาวสิรินาฎ พิมเสนาะ นักจัดการงานทั่วไป วิทยาลัยพุทธศาสตร์นานาชาติ (16) Ven.Yaewata นิสิตช่วยงานหอพักนานาชาติ กองกิจการนิสิต (17) นายศิโรดม วชิรวราภรณ์ นักจัดการงานทั่วไป กองวิเทศสัมพันธ์ (18) พระมหาวริทริ์ชาการ วชิรสิทฺธิเมธี นักจัดการงานทั่วไป สำนักทะเบียนและวัดผล (19) พระประจิรักษ์ มหาปญฺโญ นักจัดการงานทั่วไป สำนักทะเบียนและวัดผล

                                                             

การดำเนินการในครั้งนี้พบว่า ผู้เข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการมีความรู้ความเข้าใจในระบบสารบรรณและสามารถปฏิบัติงานได้มากยิ่งขึ้น อีกทั้งความรู้ความเข้าใจในแนวปฏิบัติที่ดีในการจัดทำเอกสารเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายอย่างไรให้ห่างไกล สตง. โดยมีหลักว่าจะต้องยึดหลักการตามระเบียบปฏิบัติให้เคร่งครัด ข้อปฏิบัติใดที่ไม่ชัดเจนให้สอบถามผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องโดยตรงเพื่อให้เกิดความชำนาญในเนื้องานที่ได้รับมอบหมาย และรู้จักวางแผนในการดำเนินงานไม่ให้เกิดความเสียหายต่อโครงการที่ดำเนินการเสร็จแล้ว จะต้องรีบสรุปหรือตั้งเรื่องเพื่อมิให้เกิดผลกระทบต่อโครงการอื่น ๆ ที่จะต้องดำเนินการตามแผน หลังจากนั้นพระมหาราชัน จิตฺตปาโล,ดร. ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายกิจการนิสิต ได้กล่าวขอบคุณและอนุโมทนาท่านผุ้บริหารกองกลางและกองคลังและทรัพย์สินที่ได้อนุเคราะห์วิทยากรมาให้ความรู้และชื่นชมยินดีกับผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกท่านที่ได้ตั้งใจแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อพัฒนางานที่ได้รับมอบหมาย ขอปิดการประชุม

                   

ขอบคุณภาพจาก พระมหากฤษณ กิตฺติภทฺโท และข่าวโดย พระสังคม กิตฺติญาโณ